Privacyverklaring

Org. Control (OC) is een online platform voor bezorgbedrijven. Het wordt aangeboden door OC Org-control in Nederland.

Contactgegevens:
OC Org-control
Adres: [vestigingsadres invullen]
KvK: [KvK-nummer invullen]
Btw: [btw-nummer invullen]
E-mail: [contact-e-mailadres privacy invullen]

Org. Control is een zelfstandig product. Het is niet van een pakketvervoerder en geen pakketvervoerder is erbij betrokken. Onze klanten zijn transportbedrijven die voor een pakketvervoerder rijden (hierna: de opdrachtgever).

Werkt u als chauffeur, voorman of beheerder bij een bezorgbedrijf? Dan bepaalt dat bedrijf welke gegevens van u in het platform staan en waarvoor ze worden gebruikt. Dat bedrijf is de verwerkingsverantwoordelijke. OC Org-control verwerkt die gegevens in opdracht van dat bedrijf, als verwerker. Met vragen over uw gegevens kunt u het beste eerst naar dat bedrijf gaan.

Voor een klein deel zijn wij zelf verantwoordelijk. Dat geldt voor de gegevens van onze klanten (contactpersoon, facturen, betalingen), voor de beveiliging van het platform (inlogpogingen, beveiligingsmeldingen) en voor bezoekers van onze website.

Welke gegevens er van u zijn, hangt af van de onderdelen die uw bedrijf gebruikt.

• Account: naam, e-mailadres, telefoonnummer, rol (chauffeur, voorman, beheerder), taal, inloggegevens en de instelling voor inloggen in twee stappen.
• Werkdagen: in- en uitkloktijden, foto's bij in- en uitklokken, te laat komen, tours, stops, overuren en de vertrekprocedure.
• Bewijs bij pakketten: foto's van voordeuren, adreslabels en stickers, met GPS-locatie en tijdstip. Op deze foto's kunnen de naam en het adres van de ontvanger van een pakket staan.
• Navragen en claims van de opdrachtgever: pakketnummer, naam en adres van de ontvanger, pakketwaarde, de chauffeur die het pakket had, bewijs en de afhandeling.
• Schade en brandstof: schademeldingen met foto's en plaats, tankbeurten met foto's.
• Afwezigheid: meldingen van ziekte, verlof of een afspraak, met datum en de reden die is ingevuld. De soort "ziek" wordt vastgelegd. Een medische diagnose vragen wij niet.
• Kwaliteit: scores per chauffeur, ranglijsten, klantbeoordelingen (KPI) waarin een chauffeur bij naam kan staan, en coachingteksten.
• Waarschuwingen: officiële waarschuwingen en loodsverboden van de opdrachtgever, met datum, reden en de bevestiging door de chauffeur.
• Documenten: kopieën die uw bedrijf uploadt, zoals rijbewijs, identiteitsbewijs, werkvergunning, VOG, contract of loonstrook, met de geldigheidsdatum.
• Geld: verdiensten per dag, bonussen, inhoudingen en maandoverzichten.
• Berichten: chatberichten in het platform, meldingen en e-mails die het bedrijf via het platform verwerkt.
• Techniek en beveiliging: IP-adres, browser en apparaat, inlogpogingen, beveiligingsmeldingen en een logboek van belangrijke handelingen.
• Akkoord en verzoeken: wanneer u akkoord gaf op de voorwaarden en deze verklaring, en uw privacyverzoeken.

De app vraagt uw locatie alleen op het moment dat u een foto als bewijs maakt of een handeling vastlegt. Uw toestel vraagt daar eerst toestemming voor. De app volgt u niet de hele dag.

• Het plannen en vastleggen van het werk: werkdagen, tours, stops en afwezigheid.
• Bewijs kunnen leveren bij navragen en claims van de opdrachtgever.
• Het berekenen van verdiensten, bonussen en inhoudingen volgens de regels die uw bedrijf instelt.
• Het bewaken van kwaliteit en het coachen van chauffeurs.
• Het bijhouden van documenten en hun geldigheid.
• Het beveiligen van het platform en het opsporen van misbruik.
• Facturen en betalingen van onze klanten.

Op welke wettelijke grondslag uw bedrijf dit doet, hoort u van uw bedrijf. [Grondslagen per doel: door jurist te bevestigen]

Het platform doet een aantal dingen automatisch. Dat kan gevolgen voor u hebben. Uw bedrijf blijft verantwoordelijk voor de uitkomst. Bent u het er niet mee eens, meld dat dan bij uw bedrijf.

• Bonussen en inhoudingen: het platform rekent deze uit met de regels van uw bedrijf en met uw scores.
• Claims van de opdrachtgever (navragen): als de termijn van een claim verloopt, kan het platform de pakketwaarde (tot een maximum) als inhouding op de verdiensten van de chauffeur zetten. [Deze functie wordt juridisch getoetst en kan nog wijzigen]
• Loodsverbod: als uw bedrijf een loodsverbod van de opdrachtgever invoert, wordt het account van de chauffeur op de ingangsdatum automatisch geblokkeerd. Een beheerder kan de blokkade opheffen.
• Ranglijsten: het platform maakt wekelijks een ranglijst van chauffeurs op basis van scores.

Voor een aantal taken gebruiken wij AI van Anthropic. De AI leest een foto van een adreslabel voor, zodat de chauffeur minder hoeft te typen. De AI sorteert e-mails van de opdrachtgever, schrijft een concept voor een antwoord aan de opdrachtgever, vat klantbeoordelingen samen tot coaching, maakt een dagelijkse samenvatting voor de beheerder en beantwoordt vragen in de assistent. Hierbij worden gegevens naar Anthropic gestuurd, zoals de labelfoto met naam en adres van de ontvanger, de tekst van e-mails en beoordelingen, en namen van chauffeurs. De AI neemt zelf geen besluiten over personen. Een mens controleert de uitkomst.

Wij verkopen geen gegevens. Wij gebruiken wel andere bedrijven om het platform te laten werken. Zij krijgen alleen wat nodig is voor hun taak.

• Supabase: database en inloggen. Hier staan bijna alle gegevens.
• Cloudflare (R2): opslag van foto's, documenten en exportbestanden.
• Vercel: hosting van de applicatie.
• Anthropic: AI, zie hoofdstuk 5.
• Resend: het versturen van e-mail.
• Stripe: betalingen van onze klanten. Geen gegevens van chauffeurs.
• Inngest: het op tijd starten van automatische taken.
• Upstash: tijdelijke opslag om het platform snel te houden en om misbruik te beperken.
• Sentry: foutmeldingen en schermopnamen van fouten, waarbij tekst en beeld worden afgedekt.
• Pushdiensten van uw browser of toestel (zoals Google, Apple of Mozilla): voor meldingen op uw toestel.

Een deel van deze bedrijven is gevestigd in de Verenigde Staten. Gegevens kunnen daardoor buiten de Europese Economische Ruimte terechtkomen. [Locaties en waarborgen per partij: invullen na controle van de contracten]

Als u in de app op een adres tikt, opent Google Maps. Dan gelden de voorwaarden van Google.

Medewerkers van OC Org-control kunnen alleen in de omgeving van een bedrijf kijken als de beheerder van dat bedrijf daar toestemming voor geeft. Die toestemming geldt 4, 24 of 72 uur. Een sessie duurt hooguit 120 minuten en wordt vastgelegd. Het bedrijf ziet wie er keek, wanneer en waarom.

• Inzage: u mag vragen welke gegevens er van u zijn en een kopie krijgen.
• Correctie: u mag onjuiste gegevens laten verbeteren.
• Verwijdering: u mag vragen om gegevens te wissen. Gegevens die wettelijk bewaard moeten blijven, blijven staan.
• Overdracht: u mag uw gegevens in een bestand ontvangen.
• Bezwaar en beperking: u mag bezwaar maken tegen een verwerking of vragen deze tijdelijk te stoppen.
• Menselijke blik: u mag vragen dat een mens kijkt naar een uitkomst die automatisch tot stand kwam.

In het platform kunt u onder Instellingen, Privacy een export van uw gegevens downloaden en een verzoek tot verwijdering indienen. De export bevat uw profiel, werkdagen, verdiensten, kwaliteitsscores, navragen, afwezigheid en schademeldingen. Andere gegevens, zoals foto's, documenten en chatberichten, vraagt u op bij uw bedrijf. Een verzoek tot verwijdering wordt door een mens beoordeeld en uitgevoerd.

U kunt ook mailen naar [contact-e-mailadres privacy invullen]. U krijgt binnen een maand antwoord.

• Gegevens van bedrijven zijn in de database van elkaar gescheiden. Een gebruiker ziet alleen gegevens van het eigen bedrijf.
• Toegang hangt af van de rol: chauffeur, voorman of beheerder.
• Inloggen in twee stappen is mogelijk.
• Verbindingen zijn versleuteld (HTTPS).
• Bestanden staan in afgeschermde opslag en worden getoond via tijdelijke links.
• Belangrijke handelingen en beveiligingsmeldingen worden vastgelegd.

Vragen over privacy: [contact-e-mailadres privacy invullen], of per post: OC Org-control, [vestigingsadres invullen].

Bent u niet tevreden over hoe met uw gegevens wordt omgegaan? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.